Hướng Dẫn Cách hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng đúng quy định

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng hoặc còn tồn đọng không sử dụng đến mà cần phải hủy bỏ trong thời hạn chậm nhất là 30 ngày, kể từ khi thông báo với cơ quan thuế cho kịp tiến độ nhưng vẫn thắc mắc loay hoay không biết cách xử lý như thế nào. Vậy để hủy hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị những hồ sơ gì, thủ tục như thế nào, có đúng quy định Pháp Luật của nhà nước không? Cùng Vinaser tìm hiểu thông tin thật đầy đủ qua bài viết chia sẻ sau đây nhé!

Xem thêm: Thuế VAT là gì? Những điều cần biết về thuế giá trị gia tăng

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính:

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Các loại hóa đơn điện tử bao gồm:

– Hóa đơn xuất khẩu.

– Hóa đơn giá trị gia tăng.

– Hóa đơn bán hàng.

– Hóa đơn khác gồm: vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…

Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử cần đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mới số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng đúng một lần duy nhất.

Khi hủy hóa đơn điện tử cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn, hồ sơ bao gồm:

– Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

– Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

– Biên bản tiêu hủy hóa đơn;

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo mẫu.

Đôi với thông báo kết quả hủy hóa đơn cần được lập thành 2 bản, 1 bản lưu giữ và 1 bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

Hủy hóa đơn điện tử cần chuẩn bị hồ sơ gì

Trình tự thực hiện hủy hóa đơn điện tử khi chưa sử dụng

Xem thêm: Tài khoản 131 là gì? Hệ thống tài khoản kế toán

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh tiến hành tiêu hủy hóa đơn điện tử theo trình tự sau đây:

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.

Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

– Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Căn cứ pháp lý: Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.