Con dấu là một trong những công cụ văn phòng cần thiết để xác nhận tính chính xác và độ tin cậy của các tài liệu pháp lý. Tuy nhiên, đôi khi do sử dụng thường xuyên hoặc các yếu tố khác, con dấu có thể bị hỏng, gây ra nhiều phiền toái trong quá trình xử lý các thủ tục pháp lý. Việc làm lại con dấu bị hỏng là một thủ tục quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của các tài liệu pháp lý. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về thủ tục làm lại con dấu bị hỏng nhé!

Vai trò quan trọng của con dấu trong công ty

Con dấu là một công cụ quan trọng trong việc xác nhận tính chính xác và độ tin cậy của các tài liệu pháp lý của công ty. Với chức năng đó, con dấu đóng vai trò quan trọng trong nhiều hoạt động của công ty, bao gồm:

Xác nhận tính hợp pháp của các tài liệu pháp lý

Con dấu được sử dụng để xác nhận tính hợp pháp của các tài liệu pháp lý, bao gồm hợp đồng, giấy tờ tài chính, giấy phép kinh doanh,… Nó đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của các tài liệu này, giúp tránh các tranh chấp pháp lý có thể xảy ra.

Điều hành hoạt động của công ty

Con dấu cũng được sử dụng để xác nhận tính chính xác và độ tin cậy của các văn bản quan trọng khác, bao gồm các quyết định của ban giám đốc và các tài liệu khác liên quan đến hoạt động của công ty. Sử dụng con dấu trong các văn bản này giúp đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của các quyết định và hướng dẫn của công ty.

Bảo vệ quyền lợi của công ty

Con dấu cũng có chức năng bảo vệ quyền lợi của công ty bằng cách giới hạn quyền ký của các cá nhân hoặc nhân viên trong công ty. Chỉ có các cá nhân được ủy quyền mới có thể sử dụng con dấu để ký tên cho các tài liệu pháp lý của công ty, đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của các tài liệu này.

Khi con dấu bị mất cần làm gì?

Nếu con dấu của công ty bị mất, bạn cần thực hiện các bước sau để đảm bảo tính bảo mật và độ tin cậy của các tài liệu pháp lý của công ty:

Xem thêm: [Cập nhật mới nhất 2023] Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Thông báo cho cơ quan quản lý nhà nước về tình trạng mất, hư hỏng con dấu

Bạn cần thông báo ngay cho cơ quan quản lý nhà nước về tình trạng mất con dấu để cơ quan này có thể có biện pháp giải quyết kịp thời và ngăn chặn các hoạt động giả mạo hoặc lạm dụng tên của công ty.

Thực hiện thủ tục làm lại con dấu bị hỏng, mất

Sau khi thông báo cho cơ quan quản lý nhà nước, bạn cần thực hiện thủ tục làm lại con dấu mới để sử dụng cho các hoạt động của công ty. Thủ tục này bao gồm việc lập đơn yêu cầu cấp lại con dấu, đính kèm các giấy tờ liên quan và nộp đơn tới cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Cập nhật các hồ sơ tài chính và pháp lý của công ty

Sau khi có con dấu mới, bạn cần cập nhật lại các hồ sơ tài chính và pháp lý của công ty, bao gồm các hợp đồng, giấy tờ tài chính, giấy phép kinh doanh,… với con dấu mới, để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của các tài liệu này.

Thực hiện các biện pháp bảo mật

Bạn cần thực hiện các biện pháp bảo mật để ngăn chặn tình trạng mất con dấu xảy ra trong tương lai, bao gồm giữ chặt và bảo quản con dấu mới, chỉ ủy quyền cho các cá nhân được ủy quyền để sử dụng con dấu,…

Ngoài ra:

• Nếu dấu của doanh nghiệp do Trung ương cấp phép, thì làm thủ tục tại Cục Cảnh sát Quản lý hành chính và trật tự xã hội Bộ Công an.
• Nếu dấu do địa phương cấp phép trước ngày 01/07/2015,  thì làm thủ tục tại Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính và trật tự xã hội Công an Tỉnh, Thành phố; nơi doanh nghiệp có trụ sở chính. Sau ngày 01/07/2015 thì doanh nghiệp liên hệ với Cơ sở khắc dấu; và tiến hành nộp hồ sơ cấp lại con dấu tại sở kế hoạch đầu tư thành phố.

Quy định về cấp lại con dấu công ty

Căn cứ vào Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định:

Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu; đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu; cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu; thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới; theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu; tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 bị mất con dấu; mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu; theo quy định tại Nghị định này; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh; nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai; trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

• Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp
• Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và màu mực dấu
• Hủy mẫu con dấu.

Trình tự, thủ tục và hồ sơ thông báo mẫu con dấu thực hiện theo quy định về đăng ký doanh nghiệp

Thủ làm lại con dấu công ty bị hỏng hoặc mất

Thủ tục làm lại con dấu công ty bị hỏng hoặc mất như sau:

Đối với những doanh nghiệp được thành lập trước 01/07/2015, có con dấu do cơ quan công an cấp

• Trường hợp làm lại con dấu khi con dấu bị mất:

Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành Thông báo về việc mất con dấu; trên Cơ quan công an nơi đã cấp con dấu.

Căn cứ tại khoản 7 điều 24 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng con dấu như sau:

“Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày; kể từ khi phát hiện mất con dấu thì phải thông báo ngay bằng văn bản; cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu; và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu.”

Bước 2: Doanh nghiệp liên hệ với cơ sở Khắc dấu để tiến hành làm con dấu mới; theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020. Doanh nghiệp được tự quyết định về số lượng, nội dung; và hình thức con dấu, đồng thời doanh nghiệp không cần phải thực hiện Thủ tục thông báo mẫu dấu mới; trước khi sử dụng.

• Trường hợp làm lại con dấu khi con dấu bị hỏng

Bước 1: Để thay thế cho con dấu đã hỏng, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục trả lại con dấu hỏng cho cơ quan công an tại địa phương.

Việc trả lại con dấu bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:

• Một công văn đề nghị trả lại con dấu
• Bản sao của giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập của doanh nghiệp
• Bản chính của mẫu dấu được đăng ký của doanh nghiệp do cơ quan công an cấp
• Giấy giới thiệu của người đại diện doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục này

Bước 2: Sau khi hoàn tất thủ tục trả lại con dấu cho cơ quan công an, doanh nghiệp cần liên hệ với cơ sở khắc dấu để thực hiện việc làm con dấu mới, theo quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2020.

Đối với những doanh nghiệp được thành lập sau 01/07/2015 có con dấu được làm theo Luật doanh nghiệp 2014

Nếu con dấu của doanh nghiệp bị mất hoặc hư hỏng, doanh nghiệp có thể liên hệ với cơ sở Khắc dấu để làm con dấu mới theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020. Không cần phải thông báo mẫu dấu mới hoặc trả lại con dấu cũ cho Cơ quan Đăng ký kinh doanh.

Lưu ý:

• Các cơ quan và tổ chức sử dụng con dấu có hình Quốc huy cần phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến việc sử dụng con dấu.
• Các tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức tôn giáo, tổ chức phi chính phủ, hội quần chúng, hội nghề nghiệp cần có quyết định thành lập, điều lệ hoặc hiến chương phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền để sử dụng con dấu.
• Các tổ chức khoa học và công nghệ cần có quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ để sử dụng con dấu.
• Các tổ chức báo chí, xuất bản cần có quyết định thành lập, giấy phép hoạt động báo chí, giấy phép xuất bản cấp bởi cơ quan có thẩm quyền.
• tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao cần có giấy phép của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
• Cơ quan đại diện ngoại giao cần có công hàm của cơ quan đại diện ngoại giao, kèm theo mẫu con dấu và công văn của Bộ Ngoại giao Việt Nam.
• Các tổ chức hoạt động theo Luật Kinh doanh Bảo hiểm hoặc Luật Chứng khoán cần có giấy phép thành lập và hoạt động.
• Các tổ chức kinh tế cần có giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hoặc giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, quyết định thành lập phòng giao dịch, quỹ tiết kiệm thuộc Sở giao dịch hoặc chi nhánh các ngân hàng thương mại.

Xem thêm: Trái phiếu doanh nghiệp là gì? Đặc điểm, phân loại trái phiếu doanh nghiệp

Hy vọng qua bài viết trên của Vinaser sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về thủ tục làm lại con dấu bị hỏng. Nếu còn có thắc mắc nào khác, hãy để lại phản hồi dưới phần bình luận để chúng tôi có thể tư vấn thêm cho bạn.